18 Phút lên kế hoạch làm việc hoàn hảo khiến bạn phải bất ngờ

len-ke-hoach-lam-viec-9

Lên kế hoạch làm việc là bí quyết thành công

Ai cũng mong muốn mình có những bước thành công trên con đường sự nghiệp, nhưng không phải ai cũng biết kỹ năng cần thiết của một người thành công là gì. Đó chính là kỹ năng lên kế hoạch làm việc hoàn hảo. Lên kế hoạch chính là vạch ra những việc bạn cần làm và sẽ làm trong một thời điểm. Điều này khiến bạn không bị bỏ quên việc nào, thôi thúc bạn phải tập trung hoàn thành công việc, đảm bảo tiến độ đúng kế hoạch.

Nếu bạn còn đang mông lung không biết mình phải làm gì trong tương lai thì hãy đọc bài viết này và dành 18 phút để lên kế hoạch làm việc hoàn hảo cho mình nhé!

Xem thêm: Bạn đang bí ý tưởng để lên kế hoạch công việc? Xem ngay bí quyết

1. Làm chủ thời gian

Có những ngày bạn không có gì để làm, mặc dù bạn đã nỗ lực rất nhiều, khi bạn cảm thấy dường như đuối dần, và bạn kết thúc một ngày làm việc với cảm giác não nề, kiệt sức, thất bại? Hãy thực hiện các bước sau để tránh cảm giác trên, chúng cũng không quá xa lạ với cuộc sống hàng ngày của chúng ta.

Lập kế hoạch công việc của bạn

len-ke-hoach-lam-viec-1

Hãy dành thời gian lên kế hoạch mỗi ngày

Kẻ ra một bảng kín mít công việc theo một dạng nhật ký tỉ mỉ nhất những gì bạn phải làm, và bạn mất bao lâu với chúng. Cố gắng xác định được ở điểm nào bạn mất nhiều thời gian với chúng nhất. Có một ví dụ trong một cuộc khảo sát về quản lý thời gian cá nhân trên một trang web mà đối tượng chính là những sinh viên nhưng chứa đựng rất nhiều thông tin, các bí quyết về quản lý thời gian đã cung cấp một luật rất hay.

Hãy xem lại nhiệm vụ, trách nhiệm công việc của bạn và lên kế hoạch làm việc bạn phải làm hàng ngày. Ví dụ luật 80/20. Luật này chỉ rằng những thứ bạn phải làm trong trong ngày chỉ 20% là vấn đề. Từ 20% đó sẽ “sản sinh” ra 80% kết quả của bạn.

Sử dụng luật 80/20 để hoàn thành những gì thuộc về 20% công việc đứng đầu trong danh sách liệt kê, đừng có quan trọng kết quả tài chính quá, vì đôi khi một vài công việc nó mang lại những giá trị lợi nhuận gián tiếp như duy trì mối quan hệ với đồng nghiệp, hay cải thiện kiến thức của bạn về các kỹ thuật công nghệ mới, hay các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết… Đây chính là chiếc chìa khóa tối ưu của việc quản lý thời gian.

Xem lại bản liệt kê một tuần một lần

Chuẩn bị một danh sách những mục tiêu bạn hy vọng sẽ đạt được trong quá trình làm việc (không chỉ là công việc hàng ngày được liệt kê trong những điểm 1 và 2), biết ưu tiên chúng. Những “bàn thắng”mang tính chất quyết định này nên thực tế, khả thi như việc học cách sử dụng một phần mềm mới hay phát triển một ý tưởng cho tờ bản tin của công ty. Những thành công trong sự nghiệp sẽ thúc đẩy niềm đam mê công việc rất nhiều.

Bắt đầu một ngày mới

Hãy bắt đầu mỗi ngày với việc lên kế hoạch làm việc “những điều cần làm”, những công việc phải làm trong ngày đó đơn giản chỉ để có được kết quả khả quan nhất như bạn mong muốn. Trong bản liệt kê danh sách những nhiệm vụ được ưu tiên hàng đầu bạn phải chia ra thật rõ ràng.

Chẳng hạn như với những dự án, nhiệm vụ hay những nguồn dữ liệu cần cho nhiệm vụ được giao bạn, chúng phải được đánh nổi bằng các bút màu, kẻ khung sao cho nổi bật nhất.Ví dụ: nếu bạn cần gặp một đối tác để ký hợp đồng và đối tác đó chỉ làm việc vào buổi sáng, thật chẳng khôn ngoan khi để bản kế hoạch mãi tận sau bữa trưa.

Trong trường hợp này, bạn nên kẻ một đường đánh dấu đỏ thật nổi lên bảng kế hoạch trong ngày của mình và tránh được việc mất thời gian cho những sáo trộn. Sau đó hãy hãy xóa những gì đã thực hiện được, bắt đầu một ngày mới với một ít xáo trộn sẽ làm cho bạn tập trung đến công việc hơn.

len-ke-hoach-lam-viec-2

Hãy thực hiện kế hoạch một cách nghiêm túc

Thực hiện kế hoạch

Lên kế hoạch làm việc theo cách phù với bạn. Ví dụ hàng ngày bạn có thể lập ra những nhiệm vụ ưu tiên của mình trong mỗi mẫu giấy sau đó xếp chúng trên bàn, mỗi khi hoàn hành một công việc nào đó, bạn có thể cất chúng đi. Như vậy phòng làm việc của bạn sau một thời gian ngắn bừa bộn sẽ trở lại gọn gàng như cũ.

Tuyệt đối tránh việc chần chừ. Mỗi khi bạn đã xác định được công việc cần ưu tiên, đừng làm mất nhiều thời gian mà hãy hàng động. Những nhiệm vụ quá dễ, hay nực cười vẫn phải thực hiện trừ khi nó không cần phải làm. Nếu bạn cảm thấy bản thân mình dễ bị phân tán bởi người khác, hãy gác lại những cuộc điện thoại đầy” cạm bẫy”, hay lập một “hàng rào”xung quanh không gian bàn làm việc. Hạn chế tối đa thời gian phát sinh trong kế hoạch của bạn.

Biết tự thưởng cho bản thân. Một khi hoàn thành một công việc nào đó một cách xuất sắc hãy tự biết thưởng tặng bản thân một một quà nhỏ. Đó có thể là một chiếc bánh ngọt thật ngon, hãy dành thời gian cho một công việc bạn yêu thích, một buổi đi xem phim cùng bạn bè… hay bất kỳ một công việc nào bạn chưa thể làm trong thời gian qua.

Khi hoàn thành công việc, hãy xóa bỏ tất cả mọi thứ liên quan đến nó ra khỏi tâm trí của bạn. Trước khi lên kế hoạch làm việc khác, bạn phải thư giãn, làm mới mình lại.

2. Để có một kế hoạch làm việc hiệu quả

Bạn có những mong muốn, những dự định và mục tiêu cho riêng mình, điều đó chỉ ra thiên hướng sử dụng qũy thời gian của mỗi cá nhân. Thời gian của đời người là hữu hạn và mỗi người lại có những đam mê khác nhau, nên cách sử dụng chúng cũng khác nhau.

Và mỗi dự định cũng nên có thứ tự ưu tiên nhất định, đó là vì sao mà bạn nên có một lịch trình công việc cụ thể. Một kế hoạch làm việc chính là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà bạn sở hữu.

Lên kế hoạch làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình:

  • Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó.
  • Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: bạn biết đấy, ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và 3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 2 ngoại ngữ, có người không xong nổi tú tài, ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử dụng thời gian của mỗi người.
len-ke-hoach-lam-viec-3

Đừng lãng phí thời gian mà hãy lên kế hoạch làm việc ngay bây giờ


Do đó: Nếu bạn thấy mình đã từng bỏ phí thời gian thì hãy học cách sống có kế hoạch ngay từ bây giờ.

  • Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được. Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: “Ôi, tôi không có thời gian”.
  • Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp. Bạn có một kế hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh
  • Lên kế hoạch làm việc chỉ đem lại hiệu quả nếu đấy là một kế hoạch linh hoạt.
  • Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý.

Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm việc của mình.

3. Những bước đơn giản để lên một kế hoạch

  • Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.
  • Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn. Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khi gặp cô bạn mới.

Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn. Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần. Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn. Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác.

Bạn biết đấy đó vừa là sự khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống. Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc ngược lại. Và cho dù có một kế hoạch hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng mất mát một đìều gì đấy. Tuy nhiên tôi mong sự mất mát này chỉ là tạm thời vì bạn sẽ lại lên kế hoạch làm việc để lấy lại những gì đã mất!

  • Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên. Công việc thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định.
len-ke-hoach-lam-viec-4

Dành thời gian giải quyết khi có sự cố

Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc. Nhưng khi bạn đã có kinh nghiệm , hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh.

Một người có trình độ chuyên nghiệp là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể xảy ra, những đều có thể cản trở công việc của mình. Do đó bạn càng hoàn thiện mình bản kế hoạch của bạn càng hoàn hảo hơn.

  • Ngoài ra lời khuyên cho bạn là nên lập một kế hoạch linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót. Vâng vì bạn đâu phải là một cái máy. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên đươc kiểm tra về độ logic, đương nhiên tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì mình mới nổi cái mụn to và xấu quá (!!!)

Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình. Lên kế hoạch làm việc cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn.

Cách sắp xếp lịch trình được tóm gọn như sau:

  • Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân.
  • Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau.
  • Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ.
  • Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm đươc những gì đã đề ra

4. 18 phút lên kế hoạch làm việc một ngày

Hôm qua tôi đã nảy ra trong đầu những ý định tuyệt vời. Nhưng khi bước vào văn phòng, tôi có cảm giác mơ hồ về những công việc cần hoàn thành. Hai tiếng, sau khi phải chiến đầu liên tục để giải quyết các vấn đề của khách hàng, và xử lý hàng tá công việc được giao từ máy tính và điện thoại, tôi gần như không thể nhớ ra mình muốn làm gì lúc đầu. Cảm giác như đang bị vây hãm. Tôi hiểu rất rõ trạng thái này.

Khi dạy mọi người về cách quản lý thời gian, tôi luôn bắt đầu bài giảng với một câu hỏi: “Trong số các bạn có bao nhiêu người có quá nhiều thời gian rảnh rỗi và không biết làm gì với nó?”. Trong mười năm, đã không có một cánh tay nào giơ lên.

Điều đó có nghĩa hàng ngày chúng ta bắt đầu công việc và biết rằng mình sẽ không thể hoàn thành hết được mọi thứ. Vì thế, cách thức chúng ta sử dụng thời gian của mình chính là chìa khóa quyết định. Đó cũng là lý do vì sao chúng ta nên lên kế hoạch làm việc những việc cần làm và những việc có thể bỏ qua. Từ đó tập trung vào những công việc quan trọng nhất.

len-ke-hoach-lam-viec-5

Hãy dành 18 phút mỗi ngày để lên kế hoạch

Nhưng kể cả khi đã lập ra những danh sách này, thì khó khăn nhất vẫn luôn là thực hiện nó như thế nào. Làm thế nào để bạn có thể thực hiện đúng theo một kế hoạch mà quá nhiều yếu tố đe dọa không cho nó đi đúng đường? Làm sao bạn có thể chỉ tập trung vào một vài việc quan trọng nhất khi mà có quá nhiều việc đòi hỏi sự tập trung nơi bạn?

Chúng ta cần bí quyết.

Jack LaLanne, chuyên gia về vấn đề sức khỏe, biết rất nhiều về những bí quyết. Ông ta nổi tiếng khi tự trói tay mình cùng với một chiếc thuyền chở đầy người rồi bơi hơn một dặm. Nhưng ông không chỉ đơn thuần là một người biểu diễn.

Ông còn phát minh ra rất nhiều loại máy tập thể dục, bao gồm cả những máy dùng ròng rọc và những quả tạ được sử dụng rộng rãi ở các phòng tập trên toàn thế giới. Và chương trình của ông, The Jack Lalane Show, là chương trình truyền hình dạy tập thể dục dài nhất được phát trên TV. Nó đã được phát trong 34 năm.

Nhưng những điều đó không gây ấn tượng cho tôi. Ông ta có một bí quyết mà theo tôi, đó mới chính là sức mạnh thật sự.

Đó là làm việc theo trình tự.

Ở tuổi 94, ông vẫn dành hai giờ đầu trong ngày để thực hiện các bài tập thể dục, bỏ ra 90 phút nâng tạ và 30 phút dành cho đi bộ và bơi. Ông ta làm vậy mỗi buổi sáng. Ông làm thế để hướng tới mục tiêu: trong ngày sinh nhật thứ 95 của mình, ông sẽ bơi từ bãi biển California đến đảo Santa Catalina, cách nhau khoảng 20 dặm. Ông cũng tỏ ra thích thú khi nói rằng: “Tôi chưa thể chết được. Điều đó sẽ phá hủy hình ảnh của tôi”.

Vì vậy ông luyện tập, một cách kiên định và cẩn trọng, để hướng tới mục tiêu của mình. Ông ta lập đi lập lại những bài luyện tập hàng ngày. Ông theo dõi sức khỏe của mình và hướng nó đi theo đúng lịch trình.

Quản lý thời gian cũng cần có trình tự như vậy. Đó không đơn giản chỉ là những bản danh sách hoặc những ưu tiên mơ hồ. Làm như thể là thiếu đi sự kiên định và cẩn trọng. Nó phải là một quá trình diễn ra liên tục; chúng ta phải làm theo và không được để bất cứ vấn đề gì làm bản thân mất tập trung vào những công việc ưu tiên này.

Theo tôi chúng ta chỉ cần làm theo ba bước và mất không đến 18 phút để kiểm soát công việc trong 8 giờ làm việc của một ngày.

Bước 1 (5 phút). Lập kế hoạch trong ngày. Trước khi bật máy tính, hãy ngồi xuống và viết ra giấy những việc cần làm và quyết định xem hôm nay nên làm việc gì. Việc gì sẽ xúc tiến cho mục tiêu của bạn và giúp bạn kết thúc một ngày làm việc với cảm giác mình đã làm được nhiều việc hữu ích và thành công? Hãy viết những công việc đó vào giấy.

Tiếp theo và quan trọng nhất, là hãy sắp xếp bản kế hoạch của bạn vào lịch làm việc. Hãy xếp những công việc khó nhất và quan trọng nhất vào khoảng thời gian đầu giờ làm việc. Và theo tôi, khoảng thời gian đầu giờ này, nếu có thể, nên diễn trước cả khi bạn kiểm tra hòm thư của mình.

Và nếu bản kế hoạch của bạn không thể khớp được với lịch làm việc, hãy làm lại nó, sắp xếp lại những công việc ưu tiên. Nó phải có ảnh hưởng lớn đến việc bạn quyết định sẽ thực hiện công việc của mình ở đâu và khi nào.

Trong cuốn sách The Power of Full Engagement, Jim Loehr and Tony Schwartz đã mô tả lại cuộc nghiên cứu với một nhóm phụ nữ đồng ý tự thực hiện các bài tập luyện ngực trong 30 ngày. 100% những người phụ nữ trả lời việc họ sẽ thực hiện bài tập ở đâu và khi nào đã hoàn thành bài tập. Chỉ có 53% những người không trả lời được câu hỏi trên hoàn thành bài tập này.

len-ke-hoach-lam-viec-6

Thực hiện 3 bước lên kế hoạch hoàn hảo

Trong một cuộc nghiên cứu khác, những người đang cai nghiện đã đồng ý viết một bài luận và hoàn thành nó trước 5 giờ chiều trong ngày. 80% số người trả lời câu hỏi họ sẽ viết bài luận ở đâu và khi nào đã hoàn thành nó. Không một ai bỏ qua câu hỏi này hoàn thành.

Nếu bạn muốn hoàn thành công việc, hãy quyết định xem bạn sẽ làm nó ở đâu và khi nào. Nếu không, hãy loại nó ra khỏi bản kế hoạch.

Bước 2 (1 phút mỗi giờ). Tìm lại sự tập trung. Hãy chỉnh đồng hồ, điện thoại, hay máy  tính của bạn để chúng kêu lên mỗi giờ. Khi chúng kêu lên, hãy thở sâu, nhìn lại bản kế hoạch và tự hỏi bản thân rằng mình đã sử dụng một giờ vừa rồi hữu ích chưa. Sau đó hãy nhìn lại lịch làm việc và cẩn thận xem xét công việc mình sẽ làm trong một giờ tiếp theo. Quản lý công việc của bạn từng giờ. Đừng để thời gian chi phối bạn.

Bước 3 (5 phút). Đánh giá lại. Hãy tắt máy tính và đánh giá lại toàn bộ công việc bạn đã làm trong ngày. Tự hỏi xem bạn đã thực hiện những công việc gì, tập trung vào vấn đề nào, bạn bị phân tâm ở đâu, và điều gì sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau?

Thế mạnh của việc thực hiện theo một trình tự chính là khả năng dự báo. Bạn thường làm lặp đi lặp lại những công việc giống nhau với những cách thức giống nhau. Và tác động của việc thực hiện công việc theo trình tự – cũng đến từ khả năng dự báo của nó. Nếu bạn dồn toàn bộ sự tập trung của mình một cách khéo léo và luôn tự nhắc nhở bản thân chỉ tập trung vào vấn đề đó, bạn sẽ luôn giữ được sự tập trung cần thiết. Rất đơn giản.

Làm việc theo trình tự như thế có thể không thể giúp bạn bơi qua eo biển của nước Anh, kéo theo một con tàu và hai tay bị trói. Nhưng nó có thể giúp bạn có thể rời nơi làm việc với cảm giác mình đã thực hiện được rất nhiều việc hữu ích và thành công.

Và, có phải đó chính là một ưu tiên cao hơn để bạn kết thúc một ngày làm việc?

5. Quản lý thời gian – lập kế hoạch

len-ke-hoach-lam-viec-7

Bạn nên chủ động quản lý thời gian của mình

Thứ nhất, xác định điều gì quan trọng và cần thiết nhất cho bạn trong thời điểm hiện tại.

Thứ hai, tự lên kế hoạch cụ thể và thực hiện từng việc.

Thứ ba, chúng ta có thể làm được bất kì việc gì nhưng không có nghĩa chúng ta có thể làm được tất cả mọi việc. Vậy ngay từ bây giờ, bạn hãy bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch cụ thể cho một ngày, một tháng và cả một năm của bạn. Sau đó, hãy thực hiện từng việc và luôn chú ý tập trung vào thời điểm hiện tại.

Giải quyết vấn đề thứ nhất bằng ma trận thời gian.

Chúng ta thường bị chi phối bởi hai yếu tố khẩn cấp và quan trọng khi phải quyết định làm việc gì trước. Đa số chúng ta bị câu thúc bởi yếu tố “Khẩn” và để mình bị cuốn vào dòng xoáy liên tục của các công việc gấp rút, đến hạn, sát nút. Chúng ta ngỡ rằng mình làm đúng. Nhưng thực tế không phải vậy. Có 4 nhóm công việc như sau:

1. Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng: (VD: Khủng hoảng, họp hành, hợp đồng đã đến hạn hoàn thành nhưng mới thực hiện được 50%, cứu vãn các mối quan hệ bị đổ vỡ…)
Cách xử lý: Làm ngay.

2. Các công việc quan trọng nhưng không khẩn: (VD: Lắp đặt hệ thống thiết bị phòng cháy, lập kế hoạch chi tiết và quản lý việc thực hiện hợp đồng theo đúng tiến độ đã đề ra. xây dựng các mối quan hệ, phát triển bản thân…)
Cách xử lý: Lên kế hoạch, sắp xếp thời gian thích hợp để làm.

3. Các công việc khẩn nhưng không quan trọng (VD: Nghe những cú điện thoại cắt ngang, đọc những thư không quan trọng, nhiều hoạt động thông thường khác…)
Cách xử lý: Giao lại nhiệm vụ đó cho người khác

4. Các công việc không khẩn mà cũng chẳng quan trọng. (VD: Tán gẫu, chơi game, …)
Cách xử lý: Loại bỏ những công việc này

Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) đương nhiên sẽ được ưu tiên làm trước. Tuy nhiên, giải quyết các công việc ở nhóm 1 gây tổn hao rất nhiều tâm lực vì đó là những công việc căng thẳng, đầy khó khăn và sức ép.

len-ke-hoach-lam-viec-8

Bạn có thể áp dụng ma trận Eisenhower để lên kế hoạch

Thực tế cho thấy nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành đạt không phải là những việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) mà là những việc quan trọng mà không khẩn (nhóm 2). Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi. Hơn nữa, việc xử lý các công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn.

Còn những người làm việc không hiệu quả dành đa số thời gian của họ để giải quyết các công việc ở nhóm 3 và 4.

Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua. Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận này trong việc lập kế hoạch công việc. Cách sử dụng rất đơn giản như sau:
Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.
Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn và quan trọng, đưa vào Ma trận quản lý thời gian.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc.
Dừng lại suy nghĩ xem việc nào mới thực sự quan trọng và khẩn cấp trong các công việc bạn cần làm là một kỹ năng thiết yếu.

Chìa khoá quan trọng trong việc sử dụng được Ma trận quản lý thời gian là sau khi đã phân loại các công việc vào đúng nhóm, cần có ý chí và tính kỷ luật để kiên quyết xử lý được từng việc theo đúng thứ tự ưu tiên của chúng. Một trong những câu hỏi bạn cần đặt ra trước khi lao vào một việc không quan trọng là: “Nếu việc này không quan trọng, tại sao mình lại phải làm? Tại sao mình không bỏ nó đi hoặc giao nó cho người khác?”

Lên kế hoạch làm việc cũng giống như quá trình bạn chuẩn bị nguyên liệu để nấu một bữa ăn. Nguyên liệu càng đầy đủ, cách làm càng đúng tiêu chuẩn thì món ăn càng ngon và hấp dẫn. Sự chuẩn bị, lên kế hoạch tương lai của bạn càng tỉ mỉ, thực hiện càng nghiêm túc thì ShopDunk tin bạn sẽ ngày càng thành công hơn!