Kiểm soát công việc một ngày hiệu quả với 4 bước đơn giản

kiem-soat-cong-viec-5

Kiểm soát công việc để đảm bảo không bỏ lỡ việc nào

Bạn thường dành thời gian một ngày để làm những công việc gì? Bạn phân bố thời gian ra sao để hoàn thành những công việc đó. Thường mọi người không hay đặt ra mục tiêu thời gian công việc mỗi ngày cho mình mà nghĩ rằng làm đến đâu thì đến, không xong ngày mai làm tiếp. Chính điều đó khiến công việc của bạn không chất lượng, chậm trễ thời gian, ảnh hưởng đến những việc khác. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên có phương pháp kiểm soát công việc mỗi ngày theo thời gian.

Xem thêm: Bạn đang bí ý tưởng để lên kế hoạch công việc? Xem ngay bí quyết

1/ “Dành sẵn thời gian” cho những việc quan trọng nhất trong ngày

Người thành công luôn biết cách kiểm soát công việc, hoàn tất những việc quan trọng nhất trước tiên.

Cho dù bằng cách “nuốt con ếch” (tức là hoàn thành việc khó khăn nhất để cả ngày còn lại được nhẹ nhàng) hay dành sẵn thời gian cho việc cá nhân hoặc những việc ý nghĩa trước mọi việc khác.

Họ không bắt đầu ngày mới với những xao nhãng, những yếu tố kích thích cảm xúc và sự căng thẳng (email, mạng xã hội và ứng dụng Slack).

kiem-soat-cong-viec-1

Bạn nên kiểm soát công việc mỗi ngày

Hãy lập khoảng thời gian định kỳ trong thời gian biểu hàng ngày cho công việc quan trọng nhất trước mọi việc khác. Không chỉ năng lượng của chúng ta vốn cao hơn vào buổi sáng, mà việc hoàn thành một việc có ý nghĩa trước tiên sẽ tạo nên hiệu ứng dây chuyền thúc đẩy bạn suốt cả ngày.

Có rất nhiều ví dụ hay về phương pháp này, nhưng một trong các ví dụ tôi yêu thích là của nhà sáng lập và học giả Kevin Taylor. Ông dành ra các khoảng thời gian định kỳ hàng ngày vào buổi sáng.

Taylor giải thích:

“Nếu giống hầu hết mọi người, bạn sẽ sắp xếp những việc mà người khác yêu cầu mình làm trước, rồi sau đó mới tìm các khoảng trống trên lịch mà bạn có thể ‘bỏ vừa’ những việc quan trọng đối với mình. Thay vào đó, hãy đảo ngược thói quen này bằng cách ưu tiên lên kế hoạch cho những việc quan trọng nhất đối với bạn trước tiên.”

Đặt ra công việc định kỳ trước tiên vào mỗi sáng giúp khởi đầu một ngày của bạn bằng mục tiêu đúng đắn và đảm bảo rằng dù có chuyện gì xảy ra, bạn đã hoàn thành được một việc ý nghĩa trong ngày.

Một cách hữu ích khác là cài đặt các phiên làm việc FocusTime của ứng dụng RescueTime tự động bắt đầu vào buổi sáng. Bằng cách này, bạn sẽ không bị phân tâm bởi mạng xã hội hay những người gây sự chú ý khác.

2/ Bắt đầu ngày mới bằng một lịch “kín”

Tiến xa hơn nữa với ý tưởng thời gian biểu hàng tuần, bạn có thể tạo thời gian biểu cho cả ngày, chứ không chỉ cho buổi sáng.

kiem-soat-cong-viec-2

Hãy lên lịch hàng ngày cho bản thân

Nó không giống như lịch trình hàng ngày của người có thời gian biểu quá dày đặc, người lấp đầy một ngày bằng những ưu tiên của người khác. Thay vào đó, đây là cách đảm bảo bạn dành thời gian để làm tất cả những việc mình muốn làm mỗi ngày.

Mẫu này như một cái “sườn” để bạn xây dựng thời gian biểu cho cả tuần. Theo thời gian biểu của Hische thì thứ Hai là “Ngày Quản Trị”, dành cho các cuộc gọi và cuộc họp thường lệ, trong khi đó các ngày thứ Tư và thứ Sáu là thời gian dành cho “Công Việc Thường Xuyên”:

“Tôi sắp xếp những khoảng thời gian mà trong đó, tôi có thể hoàn toàn tập trung trả lời email, còn ngoài khoảng thời gian đó thì tôi buộc mình phải phớt lờ nó. Trên hết, có những khoảng thời gian mà tôi tắt mạng Wifi.”

Một trong những điều hay nhất về phương pháp này là nó giúp bạn hình dung ra ngày làm việc lý tưởng của mình – một kỹ năng quan trọng mà ít người thực hành.

Nếu cách bạn sử dụng thời gian trong thực tế không tương ứng với hình dung của bạn, thì có thể đã đến lúc lùi một bước và đánh giá lại các ưu tiên của mình.

3/ Giới hạn tối thiểu khoảng thời gian hiện diện của bạn (10-15 phút)

Bây giờ thì bạn đã có một buổi sáng ý nghĩa và khung thời gian biểu hàng ngày, câu hỏi tiếp theo là: Làm thế nào để sắp xếp các nhiệm vụ, cuộc hẹn, cuộc họp, và trách nhiệm mà chắc chắn phát sinh và làm rối tung cả ngày của bạn?

Một thời gian biểu lý tưởng sẽ giúp bạn kiểm soát công việc, bảo vệ thời gian của bạn. Do đó, việc áp dụng các phương pháp để trân trọng thời gian của mình là một bước khởi đầu tốt.

Đối với Fidji Simo, Phó Chủ tịch Sản phẩm của Facebook, điều này có nghĩa là điều chỉnh thời gian mặc định cho các cuộc họp xuống mức thấp nhất có thể, theo như First Round Review đưa tin:

kiem-soat-cong-viec-3

Lên kế hoạch để đảm bảo công việc chất lượng

“Nhiều người không biết cần phân bổ bao nhiêu thời gian thực tế cho một công việc. Họ cứ mặc định dành hẳn 30 phút cho một cuộc trao đổi nhỏ và 60 phút cho một cuộc trao đổi lớn hơn. Điều này khiến lịch trình của họ loang lổ như mẩu phô mai Thụy Sĩ.”

Thay vào đó, Simo đặt thời gian tối thiểu cho các cuộc họp là 10-15 phút (Elon Musk nổi tiếng trong việc chia nhỏ thời gian trong ngày của mình thành những khoảng 5 phút), vậy nên những ai muốn gặp cô sẽ phải đề nghị kéo dài khoảng thời gian đó nếu họ cảm thấy cần thiết.

Điều này khiến cả bạn lẫn người tổ chức cuộc họp có trách nhiệm quyết định xem mình thật sự cần bao nhiêu thời gian. (Đây cũng là bước khởi đầu rất tuyệt khi khắc phục nỗi ám ảnh của ta với các cuộc họp.)

Simo cũng khuyên ta nên đặt ra các khoảng thời gian đệm quanh thời gian họp, cũng như dành ra các khoảng thời gian mở có chủ ý trong ngày cho những bất ngờ vào phút cuối. Như thế, bạn sẽ không quá lạc quan về những sự xao nhãng mà mình phải đối mặt.

“Tôi tập trung nhất khi tôi tự sắp xếp lịch trình của mình thay vì để người khác lập ra lịch trình cho tôi,” cô nói. Cách kiểm soát công việc của cô đáng để chúng ta học hỏi.

4/ Tập trung tất cả các công việc vào một thời gian biểu

Việc tách riêng thời gian biểu cá nhân và công việc có vẻ là một ý hay, nhưng nó chỉ tạo thêm rắc rối khi các công việc chồng chéo lên nhau, khó kiểm soát công việc.

kiem-soat-cong-viec-4

Bạn nên lên thời gian biểu cho mình

Thay vì thế, hãy đưa tất cả các công việc của bạn vào cùng một lịch để bạn biết mình đang thật sự có bao nhiêu thời gian. Bạn có thể sử dụng màu sắc để phân biệt các hoạt động nếu muốn.

Hãy xem lịch của mình như một cái bình rỗng lớn. Mỗi việc bạn thêm vào – dù là việc công hay tư – đều chiếm không gian trong đó. Tuy bạn có thể gán cho công việc các mức độ quan trọng khác nhau, lịch làm việc của bạn lại không làm được như thế. Một giờ là một giờ, dù bạn dùng nó để làm việc gì đi nữa.

Thời gian biểu hàng ngày giúp bạn trung thực. Hãy thiết lập nó đúng cách và bạn sẽ có một cái nhìn rõ ràng về những việc cần làm và những xung đột thời gian khiến bạn phải đau đầu.

Chủ động kiểm soát công việc của mình là điều bạn nên làm mỗi ngày. Hành động này sẽ tạo cho bạn thói quen tốt, tính tự giác, trách nhiệm hơn với công việc của mình. ShopDunk hy vọng bạn có thể vận dụng tốt kỹ năng này trong công việc.